A szabadúszó rendezvényszervezőknek szinte kötelező de a céges rendezvények szervezéséhez is erősen ajánlott előre megtervezni a feladatokat. Amikor nagy volumenű feladatot bíznak rád, valószínűleg szükséged lesz a kollégák segítségére. Ami nem ment már egyedül, együtt könnyebb, de a lépések követése újabb kihívást jelent. Ehhez ajánlunk most olyan szoftvereket, amelyek segítik ezeket a törekvéseket, már két fő esetén is jól bevethetők. Mindegyik letölthető telefonra is, ami manapság nélkülözhetetlen szempont egy szoftver használatánál.

Feladatkezelő szoftver

Igen! Ma már számos ilyen program elérhető, bizonyos szintig ingyen használhatóak (hol a regisztrált személyek száma, hol a feltöltött adatok, hol a feladatok száma határozza meg az ingyenes és a fizetős rész határait). Az ilyen szoftverek lényege, hogy jól strukturálva látjuk a feladatokat (kié, hol tart, részletek), azaz rendszerben tudunk több dolgot is látni, fontossági sorrendet kezelni. Előnye, hogy megúszunk rengeteg e-mailt, követhető a folyamat. Ilyen szoftver például az Asana, a Basecamp és a Freedcamp is.

Időmérő

A feladatokhoz kapcsolódik, hogy sok esetben a feladatok díjazása időarányos, ezért valahogy mérni kell, igen ám, de mégsem állhatunk a kollégák feje fölött stopperrel.. A Toggl ezt problémát oldja meg, regisztráció után már használhatjuk is, akár egyszemélyben, akár csapatban. Az ügyfeleket is fel tudjuk vinni listaszerűen, a hozzájuk rendelt feladatokat pedig máris követhetjük, bármikor összegezni tudjuk a munkákra fordított időt, időket.

Elmenteni, amire épp nincs idő

A Pocket tulajdonképp mindenkinek jól jön: egy szuper könyvjelzőtár bármihez, amit az interneten találtunk, de épp nincs időnk megnézni/elolvasni. Egy gombnyomással már menti is, amit kiválasztunk, nagy segítség, hogy címkézni is tudunk. A fizetős verzió nem tartalmaz hirdetéseket.

Tárhely

A Dropboxot talán már be sem kell mutatni, de ha mégis: jól rendszerezhető, biztonságos tároló a felhőben, praktikus megosztási funkciókkal. Az alapcsomag ingyenes, 2 gigabájt tárhellyel. A céges regisztráció is csak 12 euro, végtelen tárhellyel (egy hónapos ingyenes kipróbálási lehetőséggel). A lényeg, hogy ne egy laptopon tároljunk mindent, mert ha az elvész…

Naptár

Mi más nélkülözhetetlen bármilyen szervezésnél, mint a jól kezelhető naptár. A Google Calendar gyönyörűsége, hogy sokféle eseményt tud kezelni, pl. azt is, hogy a magán- és megosztható dolgokat is remekül és egyszerűen tudjuk benne tárolni. Látjuk a meghívásokat és az arra érkezett reakciókat; ha többen használjuk, tudjuk jelölni az elfoglalt időszakunkat is. Képes mások naptárát importálni, valamint többféle nézetben nyomtathatóak is a kész naptárak, ha erre lenne szükség.

Ezek a szerintünk legjobban bevált programok. Azt tanácsoljuk, hogy valamilyen projekt menedzsment programban mindenképpen vezesd a munkát, hiszen ha már a mai világban ilyen könnyen hozzájuthatunk a segítséghez, érdemes kihasználni. Hidd el, az amúgy is stresszes szervezés alatt sokkal könnyebb dolgod lesz.