Az örök érvényű igazság, hogy az élethosszig tartó tanulással tudunk lépést tartani a világgal. Ezt már szinte a tudat alattinkba égett. Ha szeretnénk elmerülni egy minket foglalkoztató témában, tovább fejleszteni magunkat, a workshopok remek lehetőséget adnak erre. De mi a helyzet, ha nekünk kell megszervezni? Hasznos tanácsok következnek az emlékezetes és szórakoztató workshopok szervezéséhez.

Első lépés: Célcsoport

Határozd meg a workshop célját és azt, hogy ki a célcsoportod. Ez segíteni fog a helyszínválasztásban és a költségvetés tervezésben is. Managereknek szól? Kisbabás anyukáknak? A további lépéseket ez határozza meg.

Második lépés: A költségvetés

Minden rendezvény meghatározó pontja a költségvetés. Írd össze, hogy körülbelül mennyi költséged lesz, beleszámítva például az étkezést a helyszínen, ha egy egésznapos rendezvényt tervezel, ha szállást is kell biztosítanod, az előadó/k díját. Ha külső helyszínnel tervezel, mindenképpen több helyről kérj ajánlatot. Ha belépős a rendezvény, az árat is segít meghatározni a ráfordított költségek tervezete.

Harmadik lépés: Válaszd ki a megfelelő helyszínt

Ha tudod, hogy a résztvevők száma nem lesz túl sok, valószínűleg az irodában a folyosó végi tárgyalóban is el fogtok férni. Ha viszont sok emberre számítasz, külső helyszínre lesz szükséged. Gondold át a logisztikai és gyakorlati részleteket. Könnyen megközelíthető a helyszín? Mindenki látni fogja vizuális eszközöket? Ha szükséged van technikai eszközökre, mint például projektor, akkor azok működtethetők a helyszínen? Milyen catering lehetőségek vannak? Ezekről a kérdésekről készíts listát. Ha elveszel a kérdésekben érdemes szakértők segítségét kérned.

Negyedik lépés: Technikai eszközök

Mindenképpen készíts listát arról, hogy milyen technikai eszközökre van szükséged. Ezek beszerzésére és működtetésére a helyszínt biztosító cégtől is kérhetsz ajánlatot, de ha rendelkezel ezekkel, akkor is menj végig a listán. Próbáld is ki az eszközöket a workshop előtt, nehogy cserben hagyjanak.

Ötödik lépés: Minél több résztvevő van, annál inkább előadás

Néhány workshop oktató úgy gondolja, hogy minél nagyobb a hallgatóság, annál több az interakció. Az igazság az, hogy 20-25 főnél több ember között az előadó szétesik, nem tud megfelelő figyelmet fordítani mindenkire. Ha mégis ennél több emberre kell számítani, szervezz csoportmunkákat, hogy amíg egy csoport közösen dolgozik, addig másoknak segítséget nyújthasson a szakértő. Ezt azonban nem fogadja mindenki örömmel. A saját munkahelyükön is sokszor nehezére esik az embereknek csapatban dolgozni, pláne idegenekkel. Valaki túl aktív, valaki túl passzív. Több idő megy el azzal, hogy összehangolódnak, mint amennyit dolgozni tudnak. Ezt érdemes elkerülni.

Hatodik lépés: Azt add, ami ígérsz

Írd össze, hogy mik azok a készségek, amiket a műhelymunka alatt megtanulhatnak a hallgatóid. Mi az, amit el szeretnél érni a közös munka alatt. Ezeket érdemes listázni. A lista alapján tervezd meg az esemény kommunikációját, így biztosan nem fog csalódni az, aki jelentkezik.

Hamarosan jövünk a második résszel! - A workshop alatt: Hogyan tedd élvezetessé és profivá